Secrétariat externalisé : quels sont les tarifs pour un cabinet médical ?

Les tarifs d’un secrétariat externalisé font partie des questions qui reviennent le plus souvent chez les professionnels de santé qui cherchent une alternative au recrutement classique. Entre hausse du volume d’appels, difficultés de recrutement et besoin de plus de flexibilité, de nombreux cabinets médicaux envisagent aujourd’hui d’externaliser une partie de leur gestion administrative.

Mais lorsqu’on commence à comparer les offres, il devient vite difficile de s’y retrouver : télésecrétariat médical, standard externalisé ou secrétariat médical à distance... Les modèles de facturation sont nombreux et les prix peuvent varier fortement d’un prestataire à l’autre.

Dans cet article, nous allons voir en quoi consiste un secrétariat externalisé, comment ses tarifs sont généralement définis et quels éléments permettent de comparer réellement les offres.

En quoi consiste un secrétariat médical à distance ?

Le secrétariat externalisé consiste à confier certaines tâches administratives du cabinet à un prestataire externe plutôt que de les gérer directement en interne.

Dans le secteur médical, ce fonctionnement concerne principalement la gestion téléphonique et l’organisation des rendez-vous. On parle alors souvent de télésecrétariat médical ou de secrétariat médical à distance.

Selon les besoins du cabinet, plusieurs missions peuvent être prises en charge telles que :

• l’accueil téléphonique ;

• la prise de rendez-vous ;

• les modifications d’agenda ;

• les confirmations de consultation ;

• la transmission de message urgent pour le cabinet ;

• certaines demandes administratives des patients.

Le niveau d’accompagnement peut varier selon les prestataires : certains interviennent uniquement sur le standard téléphonique alors que d’autres assurent une gestion plus complète du secrétariat.

Ce modèle permet aux cabinets qui ne souhaitent pas recruter une secrétaire médicale à temps plein de conserver une continuité de service auprès des patients et de limiter leurs coûts.

Comment sont calculés les tarifs d’un télésecrétariat médical ?

Le tarif d’un télésecrétariat médical ou d’un standard externalisé ne repose pas sur un prix unique : le coût dépend principalement du fonctionnement du cabinet et du niveau de service attendu.

Le volume d’appels influence directement le tarif

Le nombre d’appels entrants reste souvent le premier facteur de coût. Et pour cause, un cabinet qui reçoit quelques appels par jour n’aura pas les mêmes besoins qu’une structure qui gère plusieurs praticiens et reçoit donc une grande quantité d’appels.

Le temps passé sur chaque appel peut également avoir un impact selon le mode de facturation choisi.

Les prestations incluses font évoluer le prix

Tous les secrétariats externalisés ne proposent pas les mêmes services.

On retrouve généralement :

• la prise d’appels ;

• la gestion d’agenda ;

• les confirmations de rendez-vous ;

• l’extension des horaires ;

• certaines tâches administratives.

Comparer uniquement un prix sans regarder le contenu de la prestation peut donc donner une vision incomplète du coût réel !

Les critères de facturation varient fortement selon les prestataires. On peut trouver un exemple de tarifs sur le site de Contaxium qui propose un secrétariat externalisé.

La spécialisation médicale peut aussi jouer sur le tarif

Enfin, certaines spécialités nécessitent une meilleure connaissance du fonctionnement métier ou du vocabulaire médical.

Un secrétariat médical à distance destiné à un cabinet spécialisé peut demander davantage de personnalisation et donc influencer le niveau tarifaire.

Quels sont les principaux modèles de tarifs pour un secrétariat externalisé ?

Un fois que le niveau de service attendu est défini, chaque prestataire va proposer des modèles de facturation différents sous forme de forfait ou de facturation au volume réel.

Le forfait mensuel

Le forfait mensuel reste l’un des modèles les plus répandus :le cabinet paie un montant fixe chaque mois qui inclut un volume de service défini à l’avance.

Ce fonctionnement offre généralement davantage de visibilité budgétaire puisque le coût est connu à l’avance.

Il est possible de retrouver des exemples de fonctionnement et de tarification sur les offres de télésecrétariat présentées par Medicall.

En revanche, il faut bien vérifier ce qui est réellement compris dans le forfait : nombre d’appels, amplitude horaire, prise de rendez-vous ou encore gestion administrative.

Le télésecrétariat au tarif par appel

Certains prestataires fonctionnent selon une logique plus variable avec une facturation basée sur le nombre d’appels traités.

Ce type de modèle peut sembler intéressant au départ car il limite les coûts fixes. En revanche, lorsque le volume d’activité augmente, la facture peut rapidement évoluer !

Les forfaits hybrides

Entre le forfait mensuel et la facturation à l’usage, de nombreux prestataires proposent aujourd’hui des modèles intermédiaires.

Le principe est simple : un abonnement de base auquel viennent s’ajouter certains coûts variables selon le nombre d’appels ou certains services complémentaires.

Le secrétariat externalisé est-il toujours rentable ?

Le secrétariat externalisé est souvent présenté comme une solution plus flexible qu’un recrutement classique. Pour un cabinet qui reçoit peu d’appels ou qui ne souhaite pas recruter une secrétaire médicale à temps plein, externaliser peut permettre d’ajuster plus facilement ses coûts.

En revanche, il faut rester prudent lorsque le volume d’activité devient plus important : plus le nombre d’appels augmente, plus une prestation externalisée peut devenir coûteuse.

Il est également important de regarder au-delà du prix affiché : appels hors forfait, extensions horaires ou prestations complémentaires peuvent rapidement faire évoluer le coût réel.

Si vous souhaitez approfondir ce sujet, nous vous recommandons notre article sur le tarif d’une secrétaire médicale indépendante.

Les limites du secrétariat externalisé

Le secrétariat externalisé présente plusieurs avantages, mais il ne répond pas forcément à tous les besoins.

La première limite concerne souvent la personnalisation de la relation patient : n'étant pas sur place parmi les équipes, les personnes qui répondent aux appels ne connaissent pas toujours parfaitement le fonctionnement du cabinet ni la patientèle.

Il peut également exister certaines limites sur la disponibilité réelle du service ou la capacité à absorber des pics importants d’activité.

Enfin, le coût peut devenir plus difficile à anticiper lorsque le volume d’appels augmente fortement - ce qui fait d'une bonne nouvelle pour le cabinet, une moins bonne pour la facture !

Avant de choisir une solution, il peut être intéressant de comparer les différents modèles d’organisation disponibles. Si vous souhaitez approfondir ce sujet, vous pouvez également consulter notre article sur les plateformes de secrétariat médical : fonctionnement, acteurs et alternatives.

Le télésecrétariat augmenté : une nouvelle approche du coût ?

Depuis quelques années, de nouveaux outils permettent d’automatiser une partie des tâches traditionnellement prises en charge par un secrétariat externalisé.

Ces solutions utilisent l’intelligence artificielle pour répondre aux appels des patients, prendre des rendez-vous ou traiter certaines demandes courantes.

C’est notamment le cas de Recept AI, qui propose un télésecrétariat augmenté à destination des cabinets dentaires. L’outil est capable de répondre aux appels des patients, qualifier leurs demandes, prendre des rendez-vous ou encore traiter certaines demandes courantes grâce à une intelligence artificielle entraînée sur le vocabulaire spécifique du secteur dentaire.

Pour les cabinets qui reçoivent un volume important d’appels, ce type de solution permet d’améliorer concrètement la continuité de service, de réduire drastiquement les no-show, de soulager les équipes tout en remettant le patient au centre de l'attention.

FAQ – Tarifs d’un secrétariat externalisé

Quel est le tarif d’un secrétariat externalisé ?

Le prix dépend principalement du volume d’appels, des services inclus et des horaires couverts.

Combien coûte un télésecrétariat médical ?

Le tarif d’un télésecrétariat médical varie selon le nombre de praticiens, le volume d’activité et les prestations demandées.

Le secrétariat externalisé est-il moins cher qu’un recrutement ?

Cela dépend du besoin du cabinet : pour des besoins ponctuels ou des volumes limités, l’externalisation peut être plus flexible qu’un recrutement interne.

Comment comparer deux standards externalisés ?

Il est conseillé de regarder non seulement le prix mais aussi les services inclus, les horaires couverts et les éventuels frais supplémentaires.

Le télésecrétariat augmenté peut-il réduire les coûts ?

Dans certains cas, oui. Les outils capables d’automatiser une partie des appels peuvent permettre d’absorber davantage de demandes sans augmenter proportionnellement les ressources administratives.