L’outil de secrétariat Doctolib : fonctionnalités, avantages et alternatives

L’aide au secrétariat Doctolib, via notamment son agenda en ligne, est aujourd’hui une solution largement utilisée par les professionnels de santé pour faciliter la gestion de leur patientèle. En 2023, Doctolib indiquait que 340 000 personnels de santé utilisaient la plateforme en France, toutes spécialités confondues, en cabinet comme en structures hospitalières. Initialement connu pour la prise de rendez-vous en ligne, Doctolib propose désormais des fonctionnalités qui s’apparentent à un véritable outil de télésecrétariat médical.

Dans cet article, nous allons détailler comment fonctionne l’offre de secrétariat Doctolib, ses avantages, ses limites et les solutions complémentaires à envisager.

C’est quoi le secrétariat Doctolib ?

Le secrétariat Doctolib désigne l’ensemble des fonctionnalités proposées par la plateforme pour gérer la relation patient. S’adressant aux cabinets médicaux, paramédicaux et dentaires, Doctolib propose notamment :

• la prise de rendez-vous en ligne, son offre phare déjà utilisée par 90 millions de patients en Europe (source : Doctolib, 2024) ;

• la gestion des agendas ;

• les rappels automatiques (sms, email) ;

• la communication avec les patients, via un système de messagerie intégrée ;

• la centralisation des informations (tarifs, consignes pré rendez-vous, documents, etc).

Contrairement à un secrétariat médical classique, Doctolib est un outil 100 % numérique qui permet aux patients de réserver leurs rendez-vous en toute autonomie, sans passer par un appel téléphonique. La plateforme promet alors une réduction de la charge administrative en cabinet, tout en améliorant l’accessibilité.

Comment fonctionne concrètement le secrétariat Doctolib ?

L’offre de secrétariat Doctolib repose sur un principe simple : permettre aux patients d’interagir directement avec le praticien via une interface en ligne, disponible sur ordinateur portable et en application mobile. Lorsqu’un patient souhaite prendre rendez-vous, il suit un parcours intuitif :

1. Il accède à la fiche du praticien,

2. Il choisit le type de rendez-vous souhaité (par spécialité, par type de soin, selon l’antériorité de la relation - nouveau patient ou consultation de suivi…etc),

3. Il choisit un créneau disponible (date et heure),

4. Il réserve en ligne, sans passer d’appel téléphonique,

5. Il reçoit une confirmation de rendez-vous et des rappels. Si le praticien l’a configuré, il prend connaissance de consignes avant le rendez-vous et envoie des documents préalables.

Ce fonctionnement suggère une prise de rendez-vous de façon autonome, et permet de réduire significativement les appels au cabinet.

En complément, Doctolib propose également des outils de gestion interne à destination des praticiens, pour :

• organiser les plannings ;

• gérer les absences ;

• optimiser le remplissage de l’agenda.

Quels sont les avantages et les inconvénients de l’outil de secrétariat Doctolib pour les praticiens ?

Doctolib se positionne aujourd’hui comme le leader de la e-santé en Europe. Il est vrai que l’outil est largement adopté par les patients sur le marché de la prise de rendez-vous médical en ligne : sa notoriété et son interface ergonomique en font un réflexe pour une grande partie de la population.

Mais au-delà de cet usage côté patient, il semble important d’analyser l’offre de secrétariat Doctolib du point de vue des praticiens et des cabinets. Quels bénéfices concrets apporte-t-il au quotidien ? Quelles sont les limites en matière de secrétariat et d’organisation ? Voici un éclairage objectif pour mieux comprendre les avantages et les inconvénients du secrétariat Doctolib.

Quels sont les avantages du secrétariat Doctolib ?

L’outil de secrétariat Doctolib présente plusieurs avantages pour les cabinets médicaux :

• Une réduction du volume d’appels : la prise de rendez-vous en ligne permet de limiter les appels entrants, souvent liés à des demandes simples. Ainsi, les équipes médicales peuvent se concentrer sur l’accueil physique des patients et la réponse à des questionnements liés au protocole de soin.

• Un gain de temps pour les équipes : les tâches répétitives, comme les confirmations et les rappels de rendez-vous, sont automatisées. Le cabinet peut paramétrer des consignes en amont du rendez-vous afin que le patient arrive préparé (soins préalables, envoi de documents). Cela libère du temps pour le secrétariat sur place.

• Une solution centralisée : Doctolib regroupe plusieurs fonctionnalités dans un seul outil. En effet, avec ce type de solution, un cabinet peut par exemple se passer de site internet. La plateforme regroupe une présentation du praticien, le détails des tarifs, un agenda en ligne et des informations pratiques pour la venue en cabinet.

• Une meilleure accessibilité pour les patients : les patients peuvent réserver à tout moment, sans contrainte horaire, ce qui peut améliorer l’expérience globale.

Ce dernier point mérite toutefois d’être nuancé. L’outil de secrétariat Doctolib est entièrement digitalisé et, bien que la plateforme soit conçue pour être accessible aux personnes en situation de handicap ou avec des déficiences visuelles, elle nécessite malgré tout une connexion internet et une certaine aisance avec les outils numériques. Dans ce contexte, une partie de la population peut rester à l’écart, notamment les personnes en situation d’illectronisme, c’est-à-dire celles qui ne maîtrisent pas ou peu les usages du numérique (navigation en ligne, prise de rendez-vous sur internet, utilisation d’applications).

Quels sont les inconvénients de Doctolib ?

Malgré ses atouts, l’offre de secrétariat Doctolib présente aussi certaines limites :

• Une dépendance à l’outil : puisque c’est une solution centralisée et que Doctolib est leader sur son marché, le cabinet médical devient fortement dépendant de la plateforme pour la gestion des rendez-vous et de la relation patient. D’ailleurs, la plateforme a récemment reçu une amende pour abus de position dominante sur la prise de rendez-vous en ligne.

• Un coût mensuel non négligeable : l’utilisation de Doctolib par les praticiens repose sur un abonnement qui peut représenter un budget conséquent selon la taille du cabinet. Les tarifs varient selon la spécialité : par exemple, un médecin généraliste doit débourser entre 149 et 298 € TTC / mois selon les fonctionnalités souhaitées.

• Une standardisation de la relation patient : l’automatisation a ses limites et peut nuire à l’expérience globale du patient. Avec un outil comme Doctolib, la personnalisation des échanges est fortement réduite, notamment pour les patients ayant des besoins spécifiques.

• Une gestion partielle des appels : même avec l’assistant téléphonique proposé, toutes les demandes ne peuvent pas être traitées automatiquement, notamment quand cela concerne des cas complexes.

Qu’est-ce que le télésecrétariat médical Doctolib ?

Au-delà de la prise de rendez-vous en ligne, Doctolib propose des fonctionnalités complémentaires qui devient ainsi un véritable outil de télésecrétariat médical. L’objectif est de répondre à un autre enjeu du corps médical : la gestion des appels en cabinet.

L’assistant téléphonique Doctolib : vers un télésecrétariat automatisé

Avec le lancement de son assistant téléphonique en 2024, Doctolib franchit une étape supplémentaire vers l’automatisation du télésecrétariat médical. Cette fonctionnalité fondée sur l’intelligence artificielle est, selon Doctolib, en capacité de :

• gérer les appels entrants,

• dialoguer naturellement par téléphone avec un patient,

• s’adapter en temps réel aux demandes de l’interlocuteur,

• intégrer directement les rendez-vous dans l’agenda du praticien,

• assurer une permanence 24h/24, 7j/7.

Doctolib utilise également son intelligence artificielle pour le déploiement d’un assistant de consultation. L’outil permet d’avoir une prise de notes automatisée pendant les téléconsultations et d’accéder ensuite à un compte-rendu écrit. Cette dernière fonctionnalité sera bientôt accessible à tous les praticiens ayant souscrit un abonnement Doctolib.

Quelles sont les solutions alternatives et complémentaires aux fonctionnalités de secrétariat Doctolib ?

Même avec ces dernières évolutions, certains cabinets choisissent de compléter le secrétariat Doctolib avec d’autres outils, afin de couvrir l’ensemble de leurs besoins et de ne pas être dépendant d’une seule solution. On peut notamment citer d’autres acteurs évoluant sur le secteur de l’intelligence artificielle, mais aussi des services plus historiques comme les plateformes téléphoniques.

L’exemple de Recept AI, un renfort pour la gestion des appels entrants

Recept AI concentre son offre sur la gestion des appels, spécifiquement pour les cabinets dentaires. La solution est conçue pour traiter les appels patients, comprendre les demandes et interagir avec les agendas du cabinet. Elle met en avant une capacité à automatiser une partie des échanges téléphoniques, avec une IA entraînée au vocabulaire spécifique du secteur dentaire, en complément d’outils comme Doctolib.

Les plateformes de télésecrétariat médical, une solution historique qui a fait ses preuves

En parallèle, certains cabinets médicaux continuent de s’appuyer sur des solutions humaines de télésecrétariat médical. En France, des acteurs comme Stanpro ou Medicall proposent une prise en charge complète des appels par des télésecrétaires médicaux, avec une gestion personnalisée des demandes. Ces centres d’appel médical sont particulièrement adaptés aux situations qui nécessitent une interaction humaine.

En pratique, de nombreux cabinets optent aujourd’hui pour une approche hybride, combinant Doctolib pour la gestion des rendez-vous en ligne et d’autres solutions pour optimiser la gestion des appels entrants.

FAQ – Secrétariat Doctolib

Quel est le meilleur site web pour prendre un rendez-vous médical ?

Il existe plusieurs plateformes de prise de rendez-vous en ligne, mais Doctolib est aujourd’hui l’une des plus utilisées en France. Parmi ses concurrents, on peut citer Maiia ou encore Resalib, cette dernière solution se positionnant en priorité auprès des praticiens du bien-être (naturopathes, psychologues, etc). Le choix de la solution va donc dépendre de la spécialité exercée et des besoins de chaque praticien.

Quelle est la solution de télésecrétariat IA de Doctolib ?

Doctolib propose un assistant téléphonique qui permet d’automatiser une partie des appels patients. Cette solution vise à répondre aux demandes simples, à gérer la prise de rendez-vous et à, le cas échéant, transmettre de l’information complémentaire aux cabinets médicaux.

En tant que praticien, comment contacter le service client Doctolib ?

Le service client Doctolib est accessible via l’espace professionnel de la plateforme. Les praticiens peuvent demander de l’aide auprès d’une messagerie automatisée ou demander à être rappelé.

Quel est le tarif de la solution de télésecrétariat Doctolib, l’assistant téléphonique ?

Doctolib propose son assistant téléphonique sous forme d’un abonnement supplémentaire. Le tarif est de 99,00 € TTC par mois, sans engagement. Pour souscrire, il est nécessaire de se rapprocher de son conseiller.